Des boites Mail pour gérer toute son activité?

Des boîtes Mail pour gérer toute son activité ?

Le titre est volontairement provocateur.

Parce que c’est exactement ce que je rencontre très souvent : des personnes qui, au fil des années, ont progressivement installé toute leur vie administrative — et parfois professionnelle — dans Mail.

Une boîte pour les assurances. Une pour les factures. Une pour la banque. Une pour les impôts. Une pour chaque client. Une pour les voyages.

Tout est parfaitement rangé.

Du moins, jusqu’au jour où quelque chose disparaît.

Car ranger un mail n’est pas la même chose que ranger les documents qu’il contient. Une facture PDF, un contrat ou une attestation peut très bien n’exister nulle part ailleurs que comme pièce jointe d’un message.

Et le jour où le message disparaît définitivement, la pièce jointe peut partir avec lui.

Le problème traité dans cet article

Organiser ses mails sans transformer Mail en armoire à documents

Les boîtes de Mail, les boîtes intelligentes et les règles peuvent formidablement organiser votre correspondance. Mais Mail ne devrait pas devenir l’unique endroit où vivent vos contrats, factures, attestations et autres documents importants. Nous allons voir comment distinguer le courrier, les documents et leur sauvegarde.

En 30 secondes

• Mail sert à gérer votre correspondance.
• Une pièce jointe importante mérite souvent d’être enregistrée comme un vrai document dans le Finder ou iCloud Drive.
• Une boîte Mail normale déplace réellement les messages.
• Une boîte intelligente ne déplace rien : elle affiche les messages correspondant à certains critères.
• Une boîte située sur le serveur de votre compte peut être retrouvée sur vos autres appareils.
• Une boîte Sur mon Mac reste uniquement sur ce Mac.
• Archiver un mail n’est pas le sauvegarder.
• Et une messagerie synchronisée n’est pas une sauvegarde : une suppression peut se répercuter ailleurs.

La règle simple : Mail pour les échanges, Finder ou iCloud Drive pour les documents, Time Machine pour la sauvegarde.

Imaginez travailler ainsi dans la vraie vie

Vous recevez votre courrier papier dans la boîte aux lettres devant votre maison.

Très bien.

Mais au lieu de rentrer travailler à votre bureau, vous installez un tabouret dans le jardin, juste à côté de la boîte aux lettres.

Vous ouvrez votre courrier là.

Vous répondez là.

Vous traitez vos factures là.

Et lorsque vous avez terminé, vous remettez vos contrats, attestations, factures et documents importants dans la boîte utilisée par le facteur.

Au fil des années, comme vous êtes organisé, vous ajoutez même des séparateurs :

• Banque ;
• Assurances ;
• Impôts ;
• Clients ;
• Maison ;
• Voyages.

Magnifique.

Votre bureau est maintenant dans le jardin et toutes vos archives sont dans la boîte aux lettres.

Il ne reste plus qu’à espérer qu’elle ne soit jamais vidée par erreur, détériorée ou visitée par quelqu’un qui n’était pas invité.

Le mail est l’enveloppe, la pièce jointe est le document

Vous recevez par mail votre nouvelle attestation d’assurance.

Le message dit :

« Bonjour, veuillez trouver ci-joint votre attestation pour l’année prochaine. »

Le mail correspond à la lettre qui accompagne le document.

La pièce jointe PDF est l’attestation.

Dans le monde papier, vous ne conserveriez probablement pas pendant dix ans votre attestation uniquement dans son enveloppe en vous disant :

« Je sais qu’elle doit être quelque part dans mon courrier. »

Vous sortiriez l’attestation et vous la rangeriez dans votre classeur Assurances.

Sur le Mac, la logique devrait être la même.

Le document important peut être enregistré par exemple dans :

Documents > Maison > Assurances

ou :

Documents > Clients > Dupont

Et si vos Documents se trouvent dans iCloud Drive, vous pourrez également les retrouver sur vos autres appareils.

Le danger : supprimer l’enveloppe avec ce qu’elle contient

Supposons maintenant que cette attestation n’ait jamais été enregistrée ailleurs.

Vous avez simplement conservé le mail pendant cinq ans parce que :

« Je ne supprime jamais mes mails importants. »

Puis un jour, vous faites du ménage.

Vous supprimez le message.

Vous videz la Corbeille.

Vous pouvez alors avoir supprimé la seule copie que vous conserviez de cette pièce jointe dans votre messagerie.

Mail sait parfaitement enregistrer une pièce jointe comme fichier indépendant. Une fois enregistrée dans vos Documents, elle ne dépend plus du message original.

Faut-il donc enregistrer toutes les pièces jointes ?

Non.

Inutile de remplacer une mauvaise habitude par une nouvelle usine à gaz.

La photo amusante envoyée par un ami, le menu du restaurant de samedi, une publicité ou un programme provisoire peuvent parfaitement rester attachés au message.

Je conseille surtout de sortir de Mail ce qui est devenu un document à conserver indépendamment de la correspondance :

• contrat ;
• facture importante ;
• attestation ;
• document fiscal ;
• devis accepté ;
• document client ;
• document administratif ;
• fichier de travail important.

Alors à quoi servent les boîtes de Mail ?

À organiser votre correspondance.

Et pour cela, elles sont très utiles.

Il faut simplement comprendre ce qu’Apple appelle une « boîte aux lettres », parce que le terme entretient une petite confusion.

Commençons depuis la rue

Imaginons de nouveau votre courrier papier.

Vous avez d’abord une adresse postale :

12, rue des Pommiers, 1200 Genève

Dans le monde électronique, cela correspond à votre adresse mail :

roger@example.com

Cette adresse indique où l’on peut vous envoyer du courrier.

Ensuite, devant la maison, vous avez la boîte dans laquelle le facteur dépose les nouvelles lettres.

Dans Mail, c’est votre Boîte de réception.

Mais une fois le courrier reçu et traité, d’autres endroits deviennent nécessaires.

Une boîte Mail normale ressemble donc plutôt à un dossier

Apple appelle cela une « boîte aux lettres ».

Mais pour comprendre son fonctionnement, pensez plutôt à un dossier du Finder consacré à vos messages.

Vous pouvez créer par exemple :

• Clients ;
• Administration ;
• Voyages ;
• Achats ;
• Famille.

Et dans Clients :

• Dupont ;
• Martin ;
• Durand.

Lorsque vous déplacez un message de la Boîte de réception vers :

Clients > Dupont

le message change réellement de boîte.

C’est un classement physique dans la structure de la messagerie, pas simplement une autre manière de l’afficher.

Mais où avez-vous créé cette boîte ?

Dans Mail, choisissez :

Boîte aux lettres > Nouvelle boîte aux lettres

Mail vous demande alors de choisir son emplacement.

Cette petite question est beaucoup plus importante qu’elle n’en a l’air.

Une boîte créée dans votre compte mail

Si vous créez la boîte sur le serveur de votre compte de messagerie, elle pourra généralement être retrouvée sur les autres appareils utilisant ce compte.

Vous rangez par exemple un message dans :

Clients > Dupont

sur le Mac.

Le même classement peut alors être visible depuis l’iPhone, l’iPad, un autre ordinateur ou le webmail du fournisseur.

Une boîte « Sur mon Mac »

Mail permet également de créer une boîte dans :

Sur mon Mac

Cette fois, les messages sont stockés localement et cette boîte n’existe que sur ce Mac.

Elle ne devient pas automatiquement visible sur votre iPhone ou votre iPad.

Et supprimer une boîte normale peut supprimer son contenu

Autre point à ne surtout pas découvrir après coup : supprimer une boîte Mail normale peut entraîner la suppression de son contenu.

Ce n’est donc pas comparable à supprimer un simple raccourci.

Avant de supprimer une ancienne boîte contenant des années de courrier, vérifiez ce qu’elle contient et où elle se trouve.

La boîte intelligente : elle ne range rien

Avec une boîte intelligente, la logique change complètement.

Une boîte aux lettres intelligente ne constitue pas un nouvel emplacement où sont rangés vos messages.

Elle recherche et affiche automatiquement les messages correspondant à certains critères.

Par exemple :

• tous les messages de Dupont ;
• tous les messages contenant « facture » ;
• les messages reçus cette semaine ;
• les messages avec pièce jointe ;
• les messages marqués d’un drapeau ;
• les messages concernant un projet particulier.

Les messages restent dans leurs véritables boîtes.

Une boîte intelligente est une fenêtre, pas un placard

Imaginez une immense armoire contenant des milliers de courriers.

Vous demandez :

« Montre-moi tous les courriers de Dupont contenant le mot facture. »

Et, instantanément, une fenêtre vous permet de ne voir que ceux-là.

Vous n’avez déplacé aucun courrier.

Vous avez simplement créé une manière de les retrouver.

C’est la même idée que dans Photos

Cette distinction ressemble beaucoup à celle que je fais régulièrement dans Photos.

Une photo existe dans votre photothèque.

Un album permet de la présenter dans un regroupement sans créer un nouvel original.

Un album intelligent va encore plus loin : il affiche automatiquement les photos répondant à certains critères.

Dans Mail :

• une boîte normale est un véritable emplacement pour le message ;
• une boîte intelligente est une manière de retrouver automatiquement certains messages.

Ne pas comprendre cette distinction peut conduire à déplacer énormément de choses alors qu’une simple vue intelligente aurait parfois suffi.

Les règles de Mail : une secrétaire automatique

Mail permet également de créer des règles.

Imaginez cette fois une secrétaire installée à côté de votre boîte de réception.

Vous lui dites :

« Si un courrier vient de l’association, classe-le automatiquement dans Association. »

ou :

« Si l’objet contient telle expression, applique telle action. »

Mail peut alors traiter automatiquement certains messages entrants.

C’est très pratique.

Mais là encore, je conseille de rester raisonnable.

Et les catégories récentes de Mail ?

Les versions récentes de Mail savent également répartir automatiquement les messages reçus dans quatre catégories :

• Principale ;
• Transactions ;
• Alertes ;
• Publicités.

Il s’agit encore d’une autre logique.

Ces catégories servent surtout à rendre la Boîte de réception plus lisible.

Je les comparerais aux quatre piles qu’une personne ferait rapidement avec le courrier du jour avant de commencer à le traiter.

Elles ne remplacent ni votre classement en boîtes, ni vos dossiers de documents dans le Finder.

Archive : encore un mot trompeur

Le bouton Archiver donne parfois un sentiment de sécurité :

« C’est archivé, donc c’est sauvegardé. »

Non.

Dans Mail, archiver signifie essentiellement sortir le message de la Boîte de réception et le ranger dans une boîte d’archives du compte.

Le message reste dans votre système de messagerie.

Ce n’est pas une copie indépendante de sécurité.

Déplacer un document du Bureau vers Documents ne crée pas une sauvegarde.

Déplacer un mail de Réception vers Archives non plus.

La synchronisation n’est pas davantage une sauvegarde

C’est un autre piège classique.

Vous voyez le même mail sur le Mac, l’iPhone et l’iPad.

Vous pourriez penser :

« Parfait, j’en ai trois copies. »

Pas nécessairement.

Très souvent, vos trois appareils affichent simplement le même contenu synchronisé avec le même serveur.

Si une suppression est répercutée sur le compte, vos trois appareils peuvent parfaitement vous montrer… la même disparition.

Trois fenêtres donnant sur la même armoire ne constituent pas trois armoires.

Avec Gmail, attention : « supprimer » peut vouloir dire « archiver »

Gmail ajoute une subtilité qui n’aide pas vraiment à comprendre ce que l’on fait.

Sur iPhone notamment, selon la configuration du compte Gmail, l’action proposée lorsque vous écartez un message peut être Archiver plutôt que Supprimer.

Résultat : vous pensez avoir fait du ménage.

Le message a disparu de la Boîte de réception.

Mais il n’a pas été supprimé.

Il est toujours conservé dans Gmail, notamment dans « Tous les messages ».

C’est une différence essentielle.

Archiver signifie :

« Je ne veux plus voir ce message dans ma Boîte de réception, mais je le conserve. »

Supprimer signifie :

« Je ne veux plus de ce message ; je l’envoie dans les Messages supprimés / la Corbeille. »

Le réglage que je modifie chez mes clients

Sur un iPhone utilisant Gmail dans l’application Mail, je préfère généralement que ce que l’utilisateur décide de jeter aille réellement dans Messages supprimés, et non dans Archives.

Vous pouvez vérifier ce réglage dans :

Réglages > Apps > Mail > Comptes Mail > Gmail > Réglages du compte > Avancé

Puis, sous :

Placer les messages supprimés dans :

choisissez :

Messages supprimés

plutôt que :

Archives

Ainsi, quand vous décidez réellement qu’un message ne vous intéresse plus, il part dans la Corbeille au lieu d’être simplement caché parmi des milliers d’autres messages conservés.

Mail, Finder et Time Machine : trois métiers différents

Voilà probablement la distinction la plus utile de tout cet article.

Prenons un exemple concret : un client Dupont

Vous échangez régulièrement avec M. Dupont.

Dans Mail, vous pouvez créer :

Clients > Dupont

Cette boîte contient votre correspondance :

• ses demandes ;
• vos réponses ;
• les confirmations de rendez-vous ;
• les échanges autour du travail effectué.

Dans le Finder, vous pouvez parallèlement avoir :

Documents > Clients > Dupont

Ce dossier contient les documents :

• devis ;
• factures ;
• PDF ;
• documents de travail ;
• photos éventuellement utiles ;
• autres fichiers devant exister indépendamment du mail.

Les deux classements se complètent parfaitement.

Mais ils ne sont pas interchangeables.

Comment enregistrer une pièce jointe importante ?

Dans Mail sur Mac, ouvrez le message puis utilisez la commande permettant d’enregistrer la pièce jointe, ou faites-la simplement glisser vers le dossier souhaité.

Je préfère évidemment éviter de tout déposer sur le Bureau « provisoirement » pour le laisser finalement là jusqu’en 2034.

Choisissez directement le bon dossier :

Documents > Assurances

plutôt que :

Bureau > truc-assurance-final-vraiment-final-2.pdf

Une organisation simple vaut mieux que deux cents boîtes

Comprendre les boîtes Mail ne signifie pas qu’il faut en créer une pour chaque personne rencontrée depuis 1997.

Pour beaucoup d’utilisateurs, quelques grandes catégories suffisent :

• À traiter ;
• Administratif ;
• Achats ;
• Clients ou Activités ;
• Personnel.

Puis quelques sous-boîtes lorsque cela présente un véritable intérêt.

Pour le reste, Mail possède une excellente recherche et les boîtes intelligentes permettent de retrouver transversalement les messages.

Un classement tellement sophistiqué qu’on n’a jamais le courage de l’utiliser n’est pas un bon classement.

Ce que je déconseille

Je déconseille notamment :

• de conserver un document essentiel uniquement comme pièce jointe d’un vieux mail ;
• de considérer Archive comme une sauvegarde ;
• de penser qu’un mail visible sur trois appareils existe forcément en trois exemplaires indépendants ;
• de déplacer des milliers de messages vers « Sur mon Mac » sans comprendre ce que cela implique ;
• de multiplier les règles jusqu’à ne plus savoir où partent les messages ;
• de créer des centaines de boîtes que personne n’entretiendra ;
• et surtout de transformer Mail en unique armoire de votre vie numérique.

Boîte normale, intelligente ou Finder : que choisir ?

Mode panique : des mails ont disparu de mon iPhone après un rangement sur le Mac

Ne déplacez et ne supprimez plus rien dans la précipitation.

Regardez d’abord dans quelle boîte les messages ont été déplacés.

S’ils se trouvent désormais sous :

Sur mon Mac

ils peuvent être parfaitement présents sur le Mac tout en n’étant plus accessibles depuis l’iPhone ou l’iPad.

Vérifiez également la Corbeille et le webmail du fournisseur avant d’entreprendre de nouveaux déplacements.

Et avant de réorganiser des milliers de mails, assurez-vous que les documents réellement importants existent aussi indépendamment de la messagerie.

Et Time Machine peut-il sauvegarder Mail ?

Time Machine peut sauvegarder les données de Mail effectivement présentes sur votre Mac.

C’est une protection supplémentaire utile.

Mais cela ne change pas la règle de fond :

un document important mérite d’être traité comme un document.

Votre contrat d’assurance n’a aucune raison de dépendre pour toujours du mail qui vous l’a apporté.

Pour mieux comprendre la sauvegarde du Mac, consultez également Time Machine : sauvegarder son Mac sans panique.

Et si vos Documents sont dans iCloud Drive, mon Guide iCloud Sans Panique explique la différence essentielle entre synchronisation et sauvegarde.

Questions fréquentes

Une boîte Mail est-elle la même chose qu’une adresse mail ?

Non. Votre adresse mail permet aux autres de vous envoyer des messages. Les boîtes servent à organiser les messages reçus ou envoyés à l’intérieur de vos comptes.

Quelle différence entre la Boîte de réception et une boîte que je crée ?

La Boîte de réception accueille le nouveau courrier. Les boîtes que vous créez servent ensuite à organiser vos messages par activité, personne ou sujet.

Quelle différence entre une boîte normale et une boîte intelligente ?

Une boîte normale est un véritable emplacement : vous y déplacez les messages. Une boîte intelligente affiche automatiquement les messages correspondant à vos critères sans les déplacer.

Si je supprime une boîte intelligente, est-ce que je supprime mes mails ?

Non. Vous supprimez uniquement cette vue. Les messages restent dans leurs véritables boîtes.

Si je supprime une boîte Mail normale, puis-je perdre les messages qu’elle contient ?

Oui. Il faut donc vérifier son contenu avant de supprimer une boîte normale.

Pourquoi une boîte créée sur le Mac n’apparaît-elle pas sur mon iPhone ?

Regardez si elle se trouve dans la section Sur mon Mac. Une boîte locale n’est disponible que sur le Mac où elle a été créée.

Si je supprime un mail, est-ce que je perds sa pièce jointe ?

Si vous n’avez jamais enregistré la pièce jointe ailleurs et que le message est définitivement supprimé, vous pouvez perdre avec lui la copie que vous conserviez dans Mail. En revanche, un fichier que vous avez déjà enregistré dans vos Documents reste indépendant du mail.

Faut-il enregistrer toutes les pièces jointes ?

Non. Enregistrez surtout celles qui constituent de véritables documents que vous souhaitez pouvoir conserver et retrouver indépendamment du message.

Archiver un mail est-il une sauvegarde ?

Non. Archiver est une opération de classement à l’intérieur de la messagerie. Une sauvegarde doit exister indépendamment de ce classement.

Mes mails sont sur mon Mac, mon iPhone et mon iPad : ai-je trois sauvegardes ?

Non. Dans la plupart des configurations modernes, les appareils consultent et synchronisent les données d’un même compte. Plusieurs appareils affichant les mêmes données ne constituent pas automatiquement plusieurs sauvegardes indépendantes.

Votre Mail est devenu votre bureau, votre classeur et vos archives ?

Ce fonctionnement peut parfaitement tenir pendant dix ans.

C’est justement ce qui le rend trompeur.

Le problème apparaît souvent le jour où un compte change, où des milliers de messages sont déplacés, où une suppression se synchronise ou lorsque l’on découvre que le seul exemplaire d’un document important vivait encore dans un vieux mail.

Je peux vous aider à remettre de l’ordre dans vos comptes, vos boîtes et vos documents, en distinguant clairement ce qui doit rester dans Mail, ce qui doit être rangé dans le Finder et ce qui doit être sauvegardé.

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